ใช้ Address Book ในการส่งอีเมล

              หลังจากที่ได้บัทึกรายชื่อในAddress  Book เราสามารถประหยัดเวลาในขั้นตอนการส่งอีเมล  โดยเข้าไปเลือกรายชื่อที่ต้องการจาก Adress Book  มาใช้ส่งอีเมลได้ทันที  ดังนี้

                   1. ในหน้าจอสำหรับเขียนอีเมล ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพื่อเปิดหน้าต่าง Select Names : Contacts (เลือกซื้อ)ขึ้นมา
               2.  คลิกเมาส์เลือกชื่อของคน  หรือกลุ่มคนที่เราต้องการส่งข้อควมถึง

               3.  เลือกรูปแบบการส่งถึงของอีเมลที่เลือก  โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่มต่อไปนี้

                                   ปุ่ม  เพื่อให้ Outlook จ่าหน้าซองถึงคน  หรือกลุ่มคนที่เลือก

                                   ปุ่ม เพื่อให้ Outlook สำเนสอีเมลถึงรายชื่อที่เลือกนี้ด้วย

               4.   คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  จะเห็น  Outlook  จะทำการจ่าหน้าซองให้  พร้อมส่งทันที

                  

Address Book บันทึกรายกชื่อผู้ที่เราติดต่อ

               Microsoft   Outlook  สามารถช่วยจำอีเมลแอดเดรส  ชื่อ  และรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่เราติดต่อบ่อยๆได้  โดยจะบันทึกไว้ในส่วนที่มีชื่อเรียกว่า  Address  Book  ซึ่งมีหน้าที่คล้ายกับสมุดโทรศัพท์  เมื่อใดที่มีการส่งอีเมล  เราจะสามารถดึงอีเมลแอดเดรสใน  Address Book  มาใช้ได้เลย  โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์  ทำให้ประหยัดเวลาโดยเฉพาะในกรณีที่เราต้องการส่งอีเมลถึงคนจำนวนมาก

                    1.  จากหน้าต่าง  Outlook  ให้เราคลิกเมาส์ที่ปุ่ม  Address Book  (สมุดรายชื่อ)  เพื่อเปิดหน้าต่าง Address Book  ขึ้นมา
                2.  เลือกคำสั่ง File > New Entry (แฟ้ม > สร้างรายการ)  เพื่อใส่ข้อมูลของผู้ที่เราติดต่อคนใหม่
                3.  คลิกเลือก  New Contact  (ที่ติดต่อใหม่)  เพื่อเลือกเพิ่มผู้ที่เราติดต่อเป็นแบบรายบุคคล  และคลิกเมาส์ที่ปุ่ม  Ok
                4.  จะปรากฏหน้าต่าง Contact (ที่ติดต่อใหม่)  เพื่อให้เราเพิ่มรายละเอียดต่างๆ ของผู้ที่เราต้องการเพิ่มชื่อไว้ดังนี้

                  ชื่อและนามสกุล
                   Full Name  : ชื่อ – นามสกุลแบบเต็ม                       Job  title : ตำแหน่งงาน
                   Company : ชื่อบริษัท                                             File  as  :  ชื่อไฟล์สำหรับบันทึก

                อินเตอร์เน็ต 
                   E-mail : อีเมลแอดเดรส                                         Display  as : ชื่อที่จะใช้แสดง

                   Webpage  address : ชื่อเว็บเพ็จส่วนตัว                   

                   IM Address : อีเมล / ชื่อที่ใช้สนทนาออนไลน์

                เบอร์โทรศัพท์ (Phone number)
                   Business : เบอร์โทรที่ทำงาน                                 Home : เบอร์โทรที่บ้าน
                   Budiness Fax : เบอร์แฟกซ์ที่ทำงาน                       Mobile : เบอร์โทรศัพท์เคลื่อนที่

               ที่อยู่ (Address)

               :  คลิกเพื่อเลือกรูปประกอบแทนผู้ที่เราติดต่อ

                 5.  คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  Save&Close เพื่อทำการบันทึกและปิดข้อมูล

การตอบอีเมลกลับ

                เมื่อเราเปิดอ่านอีเมลในหน้าต่างย่อย  เราสามารถตอบกลับอีเมลฉบับนั้นได้เลย  โดยข้อความเดิมในจดหมายจะถูกคัดลอกไปในข้อความอีเมลฉบับนี้ด้วย  เพื่อให้ผู้รับสามารถจำได้ว่าข้อความที่เราเขียนตอบนี้เกี่ยวกับเรื่องอะไร

               1.  ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดอีเมลที่ต้องการตอบกลับ 

       2.  คลิกเมาส์ปุ่ม Outlook จะเปิดหน้าต่างสำหรับเขียนอีเมล  โดยจะระบุอีเมลแอดเดรสของผู้รับให้โดยอัตโนมัติ  สำหรับข้อความอีเมลฉบับเดิมเราสามารถลบข้อความบางส่วนก็ได้

           3.  ให้เราพิมพ์ข้อความตอบกลับ  แล้วคลิกที่ปุ่ม Send (ส่ง) เพื่อส่งอเมลตอบกลับ นอกจากนั้น  เรายังสามารถเลือกรูปแบบการส่งอีเมลเพื่อตอบกลับได้อีกหลายๆแบบ  โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่มต่อไปนี้

  (ตอบกลับ)  ตอบกลับเฉพาะผู้ที่ส่งอีเมลมาถึงเรา

 (ตอบกลับทั้งหมด) ตอบกลับให้กับผู้ส่งและผู้รับในกลุ่มทั้งหมดที่ปรากฏอยู่

  (ส่งต่อ) ถ้าเราเปิดอ่านอีเมล  และพบว่ามีข้อความในนั้นที่เกี่ยวข้องกับผู้อื่นก็สามารถส่งสำเนาอีเมลให้ผู้นั้นได้  โดยคลิกปุ่มนี้และระบุอีเมลแอดเดรส  ถ้าส่งให้หลายคนให้พิมพ์เครื่องหมาย : คั่นอีเมลแอดเดรสแต่ละคน 

  

     

  

การใช้ไฟล์ที่แนบมากับอีเมล

                 ถ้าเราได้รับไฟล์ข้อมูลที่แนบมากับอีเมลคือมีสัญลักษณ์ อยู่หน้าอีเมลฉบับนั้น  เราสามารถสั่งเซฟไฟล์นั้นในฮาร์ดดิสของเรา  เพื่อนำมาใช้ภายหลัง  หรืออาจสั่งให้เปิดไฟล์นั้นเลยก้อได้โดยยังไม่เซฟลงเครื่อง

                1.  เมื่อเราเปิดดูโฟลเดอร์ Index  จะพบสัญลักษณ์ ตรงหัวข้ออีเมลที่มีไฟล์แนบมาด้วย  ให้คลิกเมาส์เลือกรายการอีเมลนั้น 

             2.  ที่ส่วนหัวของเนื้อหาอีเมล  จะแสดงรายชื่อไฟล์ที่แนบมาให้คลิกเมาส์ขวาตรงไอคอนของไฟล์ที่แนบมา

                -  หากต้องการเปิดไฟล์ที่แนบมาทันที  ให้เลือกคำสั่ง Open (เปิด)

                -  หากต้องการเซฟไฟล์นั้นเก็บไว้ในเครื่อง  ให้เลือกคำสั่ง Save (บันทึก)

                   

การอ่านอีเมล

           อีเมลใหม่ที่เข้ามาจะถูกนำไปเก็บในโฟลเดอร์ Inbox  เราสามารถอ่านอีเมลแต่ละฉบับที่เข้ามาได้โดยเลือกหัวข้ออีเมลในรายการ  ซึ่งเนื้อหาอีเมลจะแสดงที่หน้าต่างด้านข้าง  หรือดับเบิลคลิกที่หัวข้อ เพื่อแยกอีเมลฉบับนั้นออกมา

การเปิดอีเมลขึ้นมาอ่าน  สามารถทำได้ดังนี้

                  1.  คลิกเมาส์เลือกโฟลเดอร์ Index  ที่ส่วนของหน้าต่างอีเมลจะแสดงรายชื่ออีเมลทั้งหมดที่อยู่ใน

เมลของเรา  เมื่อคลิกเมาส์เลือกรายการอีเมลใด  ข้อความอีเมลที่เลือกจะแสดงให้เห็นบริเวณหน้าต่างด้านข้างสำหรับอีเมลใหม่ที่เรายังไม่ได้เปิดอ่าน  หัวข้อของอีเมลนั้นจะถูกแสดงด้วยตัวอักษรเน้น  เพื่อแยกความต่างระหว่างอีเมลที่ถูกเปิดอ่าน
              2.  ถ้าเราดับเบิลคลิกเลือกอีเมลใด  จะเป็นการเปิดหน้าต่างแยกออกมา  เพื่ออ่านอีเมลฉบับนั้น  ซึ่งในหน้าต่างนี้เราสามารถใช้คำสั่งเพิ่มเติมได้  เช่น
                Delete (ลบ)  ลบอีเมลฉบับนี้  โดยอีเมลนี้จะถูกย้ายไปเก็บในโฟลเดอร์  Delete Items

(Previous Items)                 

  (Next Items)        เพื่อเปิดดูอีเมลฉบับก่อนหน้า/ฉบับถัดไปในรายการ  

ตรวจดูว่ามีอีเมลใหม่เข้ามาหรือไม่

             ให้เราเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตเสียก่อน  จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  Send / Receive  All Folder  (รับ/ส่งทุกโฟลเดอร์)  เพื่อให้  Outlook  ทำการรับ/ส่งอีเมลไปพร้อมๆกัน

                1.  คลิกเมาส์ที่ปุ่ม  Send / Receive  All Folder (รับ/ส่งทุกโฟลเดอร์)

                2.  Outlook  จะส่งอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งออกไปยังอินเตอร์เน็ต  หลังจากนั้นจะทำการตรวจสอบอีเมลใหม่และนำมาเก็บในโฟลเดอร์  Index

                3.  ที่ช่อง Index  จะแสดงอีเมลที่ส่งเข้ามาใหม่

วิธีแนบไฟล์ไปกับอีเมล

            เราไม่ถูกจำกัดเพียงแต่ส่งข้อความในอีเมลเท่านั้น  แต่สามารถส่งไฟล์ประเภทต่างๆ  เช่น  ไฟล์ Excel  หรือ  Word  ไปพร้อมกับอีเมลได้  โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม Attach File (แนบแฟ้ม)ดังตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการส่งไฟล์

                1.  ในหน้าจอเขียนอีเมล  ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Attach File( แนบแฟ้ม) เพื่อสั่งแนบไฟล์ไปพร้อมกับอีเมล
                2.   เข้าไปยังโฟลเดอร์ที่เราเตรียมไฟล์ไว้  คลิกเมาส์เลือกไฟล์ที่ต้องการ  หากเราต้องการส่งมากกว่า 1ไฟล์  ให้กด <Shift> ค้างไว้  และคลิกเลือไฟล์ที่ต้องการหลายๆไฟล์พร้อมกัน  แล้วคลิกเมาส์ที่ปุ่ม Insert

                3.   ไฟล์ที่เราเลือกปรากฏให้เห็นในช่อง Attached (ที่แนบมา)  จากนั้นให้คลิกปุ่ม Send (ส่ง)  เพื่อส่งอีเมล  และไฟล์เหล่านี้จะถูกส่งแนบไปด้วย

การส่งอีเมล

             ในตัวอย่างต่อไปนี้ขอกล่าวถึงการส่งอีเมลทางอินเตอร์เน็ตโดยใช้โปรแกรม Outlook  ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆดังนี้

1.คลิกปุ่ม NewE-mail  จะปรากฏหน้าจอสำหรับพิมพ์ข้อความอีเมล  ดังภาพที่ปรกกฏด้านล่าง

            2. พิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้รับในช่อง To:ถ้าเราต้องการส่งข้อความนี้ไปหลายคน ให้พิมพ์อีเมลแอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง  Cc: (Carbon  Copy)  คั่นด้วย “;”  จนครบ

           3.  พิมพ์หัวข้ออีเมลในช้อง Subject:

           4.  คลิกเมาส์ตรงพนื้ที่ว่าง  และเริ่มพิมพ์ข้อความอีเมลได้  โดยเราสามารถใช้ฟอนต์รูปแบบตัวอักษรที่แตกต่างกันเพื่อตกแต่งข้อความ  หรือนำภาพมาตกแต่งให้มีสีสันที่สวยงามมากยิ่งขึ้นได้  เพราะ Outlook จะดึงคุณสมบัติในการสร้างเอกสารมาจาก Word ทุกอย่าง

           5.  เมื่อพิมพ์ข้อความสเร็จให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม     เพื่อส่งอีเมล  ถ้าเราเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตอยู่  อีเมลจะถูกส่งออกไปทันที  มิฉะนั้นอีเมลฉบับนี้จะถูกนำไปเก็บในโฟลเดอร์  Outbox ก่อน  จนกว่าเราจะมีการเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตเพื่อส่งอีเมล

ส่วนประกอบหน้าต่างรับ/ส่งอีเมลของ Outlook

ส่วนประกอบหน้าต่างรับ/ส่งอีเมลของ Outlook

                 Outlook  2010 ในส่วนของ Mail  มีโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บอีเมลอยู่หลายโฟลเดอร์ด้วยกัน  ซึ่งเป็นเหมือนการแยกสถานะของอีเมลทั้งหมดอย่างเป็นระบบ  เช่น  อีเมลที่เพิ่งเข้ามา  อีเมลที่ถูกส่งออกไปแล้ว  หรืออีเมลที่เราลบอิ้ว  เป็นต้น

สำหรับการทำงานกับอีเมลใน  Outlook  นั้น  จะเกี่ยวข้องกับโฟลเดอร์ย่อยต่างๆ  ภายใต้โฟลเดอร์  Personal  Folders  โดยมีรายละเอียด  ดังนี้

อีเมลที่เข้ามาใหม่ทุกฉบับจะถูกนำมาเก็บในโฟลเดอร์กล่อง จดหมายเข้าก่อน

เมื่อใดที่เราลบอีเมลออกจากโฟลเดอร์หนึ่ง  อีเมลฉบับนั้นจะไม่ถูกลบทันที  แต่จะถูกนำไปเก็บในโฟลเดอร์นี้ก่อน  เพื่อให้เรา

                                                          สามารถกู้คืนกลับมาได้  หากอีเมลนั้นถูกลบโดยบังเอิญ  และถ้า

                                                          ต้องการลบอีเมลอย่างถาวรก็ให้ลบอีเมลจากโฟลเดอร์นี้ได้อีกครั้ง

                                                โฟลเดอร์รวบรวมอีเมลขาออกทั้งหมดที่เราเขียนขึ้นมา  เพื่อส่งออกไปพร้อมกันโฟลเดอร์นี้จะถูก นำมาใช้งานเมื่อมีการกำหนด             ให้  Outlook  ทำงานแบบ Office  เท่านั้น

                                                 เมื่อมีการส่งอีเมล  โฟลเดอร์จะเก็บสำเนาอีเมลทุกฉบับไว้อ้างอิง

                                                                                                                                                                          ถ้าเราสั่งเซฟอีเมลที่ยังเขียนยังไม่เสร็จ  หรือจะกำหนดให้เป็นอีเมล  ต้นแบบ      อีเมลฉบับนั้น จะถูกนำมาเก็บอยู่ในโฟลเดอร์นี้

                      สำหรับแถบเครื่องมือ  Riboon  ของมุมมอง  Mail  จะประกอบด้วยกลุ่มคำสั่งสำหรับ

เลือกจัดการกับอีเมล  โดยมีกลุ่มคำสั่งที่สำคัญต่อไปนี้

      

การเตรียม Outlook สำหรับรับ/ส่งอีเมล

               
             มีค่าต่างๆใน Outlook  ที่เราต้องกำหนดก่อนจึงจะรับ/ส่งอีเมลทางอินเตอร์เน็ตได้  เช่น  ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีสำหรับใช้รับส่งอีเมล  (Account)  รหัสผ่าน  รวมทั้งรายละเอียดทางเทคนิคเกี่ยวกับเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่ทำหน้าที่จัดการกับอีเมล  โดยเราสามารถทราบข้อมูลได้ดังนี้
                -   เราสามารถขอใช้บริการอีเมล  โดยเปิดบัญชีสำหรับรับส่งอีเมลได้จากผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตที่เราเป็นสมาชิกอยู่ได้โดยตรง  หรืออีเมลของบริษัท  ซึ่งเราจะได้ได้รับรายละเอียด  พร้อมกับวิธีการติดตั้งมาด้วย
                -   การขอใช้บริการฟรีอีเมลจากเว็บไซต์ต่างๆ  เช่น  Hotmail , GMail  ซึ่งโปรแกรม  Outlook  2010  สามารถรองรับดารทำงานร่วมกับบริการอีเมลเหล่านี้ได้
               

                หลังจากที่เราได้ทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการติดตั้งบัญชีสำหรับรับส่งอีเมล  แล้วต่อไปให้เราทำการติดตั้ง  Account  อีเมลของเราลงไปใน  Outlook  ได้  ดังนี้(ซึ่งหากเราเปิด  Outlook เข้ามาครั้งแรก  โปรแกรมจะให้เรากำหนดค่าเหล่านี้ก่อนด้วย )

การเข้าสู่ โปรแกรม Microsoft Outlook

           หลังจากติดตั้งโปรแกรมชุด Office 2010  เรียบร้อยแล้ว  เราสามารถเริ่มต้นเรียกใช้งานโปรแกรมOffice 2010  ได้

          โดยคลิกเมาส์ที่ ปุ่ม Start  แล้วเลือก  All Programs > Microsoft  Office > Microsoft  Office   Outlook  2010

                                 
                                                     หน้าต่างของ  โปรแกรม Outlook 2010

ความหมายและความสามารถของ Outlook

Microsoft Outlook  คืออะไร

               Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมที่ใช้จัดการอีเมล์ในรูปแบบ Pop Mail ที่มีรูปแบบการทำงานเร็วกว่า  Web Mail พร้อมทั้งความสามารถในการบันทึกรายชื่อผู้ที่เราติดต่อ เพื่อความสะดวกในการส่งเมล์ถึงกัน และอีกทั้งยังสนับสนุนการทำงานของผู้ใช้ในการที่จะบริหารจัดการเวลา นัดหมายต่างๆ จดบันทึกงานที่ต้องทำเอาไว้ และบริหารงานในแต่ละวันอย่างเป็นระบบอีกทั้งยังสนับสนุนการทำงานของผู้ใช้ในการที่จะบริหารจัดการเวลา นัดหมายต่างๆ จดบันทึกงานที่ต้องทำเอาไว้ และบริหารงานในแต่ละวันอย่างเป็นระบบ

ความสามารถของ Microsoft Outlook

                 1. รับ – ส่งอีเมล์ด้วย Microsoft Outlook ถ้าคอมพิวเตอร์เราเชื่อมต่อกับเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ในองค์กรหรืออินเทอร์เน็ต เราสามารถใช้ Outlook รับ – ส่ง จดหมายอีเมล์ เพื่อสื่อสารกับบุคคลภายในองค์กรผู้บังคับบัญชา และกับบุคคลนอกองค์กรได้

                2. สามารถกำหนดนัดหมายสำคัญไว้บนปฏิทิน และสามารถวางตารางนัดหมายของเรา พร้อมให้โปรแกรมคอยช่วยเตือนก่อนถึงเวลานัดหมาย

                3. สามารถบันทึกงานที่ต้องทำ รวมทั้งระบุวันที่ต้องทำให้เสร็จ พร้อมกำหนดให้โปรแกรมช่วยเตือนก่อนถึงกำหนดวันสิ้นสุดของงานให้เราอีกด้วย

                4. สามารถเก็บรายชื่อผู้ที่เราติดต่อ บันทึกข้อมูลการติดต่อกับบุคคลต่างๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล์ ไว้ในรายการติดต่อ (Contacts) ซึ่งจะจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นลำดับ ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาข้อมูล

                5. สามารถบันทึกสิ่งที่เราต้องทำในแต่ละวันโดยอัตโนมัติ (Joumal) เช่น การติดต่อกับลูกค้า การเขียนจดหมาย เพื่อสามารถนำมาวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทำงาน ของตัวเราเองได้

                6. สามารถบันทึกข้อมูลเตือนความจำ (Note) โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาเขียนโน๊ตใส่ในกระดาษเก็บไว้ เพื่อเตือนความจำเรา โดยเราสามารถพิมพ์ข้อความที่ต้องการจดจำ แสดงไว้บนหน้าจอของเครื่องคอมพิวเตอร์